Projektakquise: drei Wege, einer davon planbar

Was Projektakquise ist

Projektakquise heißt, als Freiberufler, Berater oder kleines Team das nächste zeitlich begrenzte Vorhaben bei einem Kunden zu gewinnen. Auftragsakquise meint praktisch dasselbe, nur mit dem Blick auf ein Ergebnis statt einen Zeitraum. Für den Ablauf macht das keinen Unterschied.

Was Projektakquise von anderer Kundenakquise unterscheidet, ist das Ende. Ein Projekt läuft aus, und danach beginnt die Suche von vorn. Deshalb ist hier die Frage, wie planbar der Weg zum nächsten Auftrag ist, wichtiger als überall sonst. Wer laufende Kunden hat, kann eine schwache Akquise-Phase überstehen. Wer Projekte verkauft, hat nach dem Projekt nichts.

Die drei Wege und was sie unterscheidet

Es gibt drei Wege zum nächsten Projekt, und sie schließen sich nicht aus. Sie unterscheiden sich darin, wer entscheidet, wann etwas passiert.

Die Plattform. Du legst ein Profil an, wirst gefunden, bekommst Anfragen. Der Vorteil ist, dass du ohne eigenen Aufwand gesehen wirst. Der Nachteil steckt im Wort "gefunden": Du wirst gefunden neben zwanzig anderen mit ähnlichem Profil, und die einfachste Unterscheidung für den, der sucht, ist der Preis. Das ist kein Fehler der Plattform. Es ist ihre Funktion.

Die Empfehlung. Ein zufriedener Kunde nennt deinen Namen, und das nächste Projekt kommt ohne Vergleich. Das ist der beste Weg, wenn er kommt. Er kommt, wann er will, und nicht dann, wenn dein Projekt endet. Wer seine Auslastung auf Empfehlungen plant, plant auf Zufall.

Die direkte Ansprache. Du suchst den Anlass, bevor eine Ausschreibung entsteht, und sprichst die Person an, die das Problem hat. Das ist der aufwändigste Weg und der einzige, den du in den Kalender schreiben kannst. Niemand vergleicht, weil noch niemand sucht.

Die meisten Selbstständigen nutzen den ersten Weg aktiv, den zweiten passiv und den dritten gar nicht. Das ist die Reihenfolge, die zu drei Monaten Lücke führt.

Warum die Plattform den Preis drückt

Weil sie vergleichbar macht, und Vergleichbarkeit läuft über die Zahl, die am leichtesten zu vergleichen ist.

Auf einer Plattform sehen Einkäufer Profile nebeneinander. Erfahrung, Branche, Verfügbarkeit, Tagessatz. Die ersten drei sind Text und brauchen Zeit zum Lesen. Der vierte ist eine Zahl und braucht keine. Deshalb wird nach ihm sortiert, auch wenn niemand das zugibt.

Dazu kommt, dass der, der auf der Plattform sucht, meistens schon eine Ausschreibung hat. Das Projekt ist definiert, das Budget steht, und gesucht wird jemand, der es zu diesem Budget umsetzt. Der Spielraum, das Projekt mitzugestalten oder den Preis über den Nutzen zu begründen, ist an dieser Stelle weg.

Das heißt nicht, dass Plattformen nutzlos wären. Sie sind gut für Auslastungslücken, für den Einstieg in eine neue Branche und für Aufträge, bei denen der Preis ohnehin der einzige Unterschied ist. Als einziger Weg sind sie der Grund, warum der Tagessatz seit Jahren gleich bleibt.

Wo Projekte entstehen

Projekte entstehen dort, wo sich etwas verändert. Wer die Veränderung sieht, bevor daraus eine Ausschreibung wird, hat kein Vergleichsverfahren gegen sich.

Fünf Veränderungen erzeugen zuverlässig Bedarf, und alle fünf sind öffentlich sichtbar.

Eine offene Stelle, die nicht besetzt wird. Die Anzeige läuft seit Monaten, das Problem dahinter läuft auch. Wer sich meldet und fragt, wie das Unternehmen die Lücke bis zur Besetzung schließt, spricht mit jemandem, der genau darüber nachdenkt.

Eine neue Führungskraft. Wer neu in einer Position ist, hat hundert Tage, um etwas zu bewegen, und selten das Team dafür. Der Wechsel steht auf LinkedIn und in Pressemitteilungen.

Wachstum. Ein Unternehmen, das gerade eine Finanzierung bekommen hat, einen neuen Standort eröffnet oder die Belegschaft verdoppelt, hat mehr Vorhaben als Leute.

Ein neues Produkt oder ein neuer Markt. Wer etwas Neues anfängt, braucht Fähigkeiten, die er noch nicht im Haus hat, und weiß das meistens.

Ein Wettbewerber, der ein Projekt beendet hat. Wenn eine Beratung bei einem Kunden fertig ist, entsteht oft ein Anschlussbedarf, den die Beratung selbst nicht abdeckt.

Ein sechster Anlass ist weniger sichtbar und genauso brauchbar: das Ende eines Haushaltsjahres. Wer im Oktober noch Budget hat, das im Dezember verfällt, entscheidet schneller als im Februar. Wer die Budgetzyklen seiner zwanzig Firmen kennt, weiß, in welchem Monat ein Gespräch zu einem Projekt wird und in welchem es nur ein Gespräch bleibt.

Keine dieser Veränderungen ist geheim. Sie stehen in Stellenanzeigen, auf LinkedIn, in Handelsregister-Meldungen und Branchennachrichten. Wer zwanzig passende Firmen beobachtet, sieht jede Woche ein oder zwei davon.

Zwanzig Firmen statt zweihundert

Die Liste entscheidet über die Antwortquote mehr als jede Formulierung, und die richtige Liste ist kürzer, als die meisten denken.

Bei zweihundert Firmen kennst du keine. Du schreibst Muster, die auf alle passen, und bekommst die Antwortquote, die Muster bekommen. Bei zwanzig Firmen kannst du jede kennen: wer dort entscheidet, was sich zuletzt verändert hat, welcher Anlass gerade da ist. Die Nachricht, die daraus entsteht, passt auf genau eine Firma, und das merkt der Empfänger.

Die zwanzig ergeben sich aus drei Fragen. Wo hat dein letztes Projekt am besten funktioniert, und wer sieht genauso aus? Wo entsteht gerade eine der fünf Veränderungen von oben? Und bei wem kennst du schon jemanden, auch nur entfernt? Wer diese drei Fragen beantwortet, hat eine Liste, auf der jeder Name einen Grund hat. Und eine Liste mit Gründen lässt sich pflegen: Einmal pro Woche eine halbe Stunde, um zu sehen, was sich bei den zwanzig verändert hat.

Wie aus einer leeren Stadt eine solche Liste wird, Schritt für Schritt, steht im Artikel zur Kundenakquise im B2B. Der Ablauf ist derselbe, nur das Ziel ist ein Projekt statt eines laufenden Kunden.

Die Ansprache

Die erste Nachricht enthält kein Angebot. Sie enthält eine Frage zum Anlass, und die Frage lässt sich in zwei Sätzen beantworten.

"Sie suchen laut Anzeige seit Juni jemanden für den Vertrieb Süd. Wie lösen Sie die Anfragen aus der Region, solange die Stelle offen ist?" Das ist eine Nachricht, die nur für diese Firma stimmt, und sie eröffnet ein Gespräch über die Lage, nicht über dich.

Ob daraus ein Projekt wird, entscheidet sich im Gespräch danach, und in vielen Fällen bringt der Kunde es selbst ins Gespräch, weil er dabei merkt, dass die Lücke größer ist als gedacht. Was in die erste Nachricht gehört und was nicht, steht im Artikel zum Akquise-Anschreiben. Wie der Weg auf LinkedIn über mehrere Wochen abläuft, im Artikel zur LinkedIn Akquise.

Ein Hinweis zur Zielperson: Bei Projekten ist der Entscheider selten der Einkauf. Es ist die Person, die das Problem hat, meistens eine Fachabteilung oder ein Bereichsleiter. Wer beim Einkauf anfängt, landet in der Ausschreibung. Wer bei der Fachabteilung anfängt, landet im Gespräch, und der Einkauf kommt später dazu, wenn das Projekt schon eine Form hat.

Die Akquise-Lücke

Wer erst nach dem Projekt sucht, sucht zwei bis drei Monate. Das ist keine Schätzung über die Konjunktur, das ist die Rechnung aus dem Ablauf.

Ein Erstgespräch kommt selten in der ersten Woche zustande. Nach dem Gespräch folgt ein Angebot, nach dem Angebot eine interne Abstimmung, nach der Abstimmung ein Start, der sich nach dem Kalender des Kunden richtet. Selbst wenn alles glatt läuft, vergehen zwischen erster Nachricht und erstem bezahlten Tag oft sechs bis zehn Wochen.

Wer diese Wochen nach dem Projektende beginnt, hat sie ohne Umsatz. Wer sie während des Projekts beginnt, hat das nächste vor dem Ende stehen.

Praktisch heißt das: zwei Stunden pro Woche ab dem ersten Projekttag. Eine Stunde, um die zwanzig Firmen zu beobachten und Anlässe zu notieren, eine Stunde für zwei bis drei Nachrichten oder ein Gespräch. Das ist wenig genug, um es neben einem vollen Projekt durchzuhalten, und genug, damit die Lücke nicht entsteht.

Der häufigste Einwand dagegen lautet, dass man mitten im Projekt nichts zusagen kann. Das stimmt, und es ist kein Problem. Das Gespräch im Monat drei führt zu einem Projekt, das im Monat sieben beginnt. Genau das ist die Absicht.

Vom Gespräch zum Projekt

Der kleinste erste Schritt gewinnt gegen das vollständige Angebot.

Ein Sechsmonatsprojekt zu entscheiden ist für einen Kunden schwer. Es braucht Budget, Abstimmung, oft eine Ausschreibung, und es fühlt sich nach Bindung an. Ein erster Schritt von zwei Wochen mit klarem Ergebnis ist leicht zu entscheiden, und er zeigt dem Kunden, wie du arbeitest, bevor er sich für den Rest festlegt.

Wer nach dem ersten Schritt gute Arbeit gezeigt hat, bekommt den Rest ohne Vergleichsverfahren, weil es zu diesem Zeitpunkt niemanden gibt, mit dem der Kunde vergleichen möchte. Wer alles auf einmal anbietet, landet in der Ausschreibung, und dort gilt wieder der Tagessatz.

Der erste Schritt sollte drei Eigenschaften haben: ein klares Ergebnis, das der Kunde vorzeigen kann, einen festen Preis statt eines Tagessatzes, und einen natürlichen Anschluss, also eine Frage, die sich am Ende stellt und die den nächsten Schritt nahelegt.

Ein Berater, mit dem ich gearbeitet habe, ist mit genau diesem Ablauf in vier Monaten von 4.000 auf 12.000 Euro Monatsumsatz gekommen, von sieben auf neun Kunden. Nicht durch mehr Anfragen, durch eine Liste, die passte, und Einstiege, die leicht zu entscheiden waren. Die Fallstudie dazu ist freigegeben und lässt sich nachlesen.

Empfehlungen aus dem Zufall holen

Der zweite Weg ist der beste, und er bleibt Zufall, solange man auf ihn wartet. Zwei Dinge machen ihn zumindest teilweise planbar.

Am Projektende nach einem Namen fragen, nicht nach einer Empfehlung. "Kennen Sie jemanden, der das auch brauchen könnte?" bekommt ein freundliches "ich denke mal nach", und dann passiert nichts. "Wer in Ihrem Umfeld hat gerade dasselbe Problem wie Sie vor sechs Monaten?" bekommt in vielen Fällen einen Namen, weil die Frage konkret ist und der Kunde nicht überlegen muss, was du meinst.

Die Empfehlung selbst weitertragen. Wer einen Namen bekommen hat, wartet nicht darauf, dass der Kunde ihn anruft. Er fragt, ob er sich unter Bezug auf das Gespräch melden darf, und tut das dann innerhalb einer Woche. Aus der Empfehlung wird eine warme Ansprache mit dem stärksten Anlass, den es gibt: einem gemeinsamen Kontakt.

Das macht aus dem Zufall keinen Plan. Es macht aus jedem Projektende einen festen Termin, an dem der zweite Weg zumindest angestoßen wird. Was Warmakquise von der kalten unterscheidet und wie sie planbar wird, steht im Artikel zur Warmakquise.

Was du messen solltest

Vier Zahlen, und die wichtigste ist nicht der Tagessatz.

Angesprochene Firmen. Nur die mit echter erster Nachricht, nicht die Vernetzungen.

Gespräche. Wie viele davon zu einem Termin geworden sind.

Projekte. Wie viele Gespräche zu einem ersten Schritt geführt haben.

Auslastung. Wie viele Tage im Quartal bezahlt waren, geteilt durch die verfügbaren.

Die letzte Zahl ist die, die über das Jahr entscheidet. Ein Tagessatz von tausend Euro bei sechzig Prozent Auslastung bringt weniger als achthundert bei neunzig Prozent, und die neunzig Prozent entstehen nicht durch mehr Plattformen. Sie entstehen durch die zwei Stunden pro Woche. Wie sich Auslastung und Umsatz pro Kopf zusammen betrachten lassen, steht im Artikel zum Umsatz pro Mitarbeiter.

Was du dabei nicht tun solltest

Fünf Muster halten die Lücke offen.

Nur auf der Plattform sichtbar sein. Dann entscheidet der Tagessatz, und zwar immer.

Nach dem Projekt anfangen zu suchen. Dann beginnt die Rechnung von oben mit null Umsatz.

Zweihundert Firmen anschreiben. Dann schreibst du Muster, und Muster bekommen die Antwortquote von Mustern.

Beim Einkauf anfangen. Dann bist du in der Ausschreibung, bevor das Projekt eine Form hat.

Das ganze Projekt auf einmal anbieten. Dann ist die Entscheidung so groß, dass sie vertagt wird.

Fazit

Projektakquise hat drei Wege, und die meisten nutzen nur den, der sie vergleichbar macht.

Die direkte Ansprache ist der aufwändigste und der einzige planbare. Sie braucht zwanzig Firmen, die man kennt, einen Anlass, den man sieht, und zwei Stunden pro Woche, die man sich auch im vollen Projekt freihält.

Wer das macht, hat das nächste Projekt, bevor das laufende endet. Wer es lässt, aktualisiert sein Profil und wartet auf die Frage nach dem Tagessatz.

Häufige Fragen

Was ist Projektakquise?

Projektakquise heißt, als Freiberufler, Berater oder kleines Team das nächste zeitlich begrenzte Vorhaben bei einem Kunden zu gewinnen. Der Begriff Auftragsakquise meint praktisch dasselbe, nur mit Blick auf ein Ergebnis statt einen Zeitraum. Drei Wege führen dorthin: Plattformen, Empfehlungen und die direkte Ansprache. Nur der dritte lässt sich planen.

Wie finde ich Projekte ohne Plattform?

Über den Anlass. Projekte entstehen dort, wo sich etwas verändert: eine neue Führungskraft, ein neues Produkt, Wachstum, eine offene Stelle, die nicht besetzt wird. Wer diese Veränderungen bei zwanzig passenden Firmen beobachtet und die richtige Person anspricht, bevor eine Ausschreibung entsteht, hat kein Vergleichsverfahren gegen sich.

Warum drücken Plattformen den Tagessatz?

Weil sie vergleichbar machen. Auf einer Plattform stehst du neben zwanzig anderen mit ähnlichem Profil, und die einfachste Unterscheidung für den Einkäufer ist der Preis. Das ist kein Fehler der Plattform, es ist ihre Funktion. Wer nicht verglichen werden will, muss dort auftauchen, wo noch niemand vergleicht.

Wann sollte ich mit der Akquise für das nächste Projekt anfangen?

Am ersten Tag des laufenden. Wer erst nach Projektende sucht, hat zwei bis drei Monate ohne Umsatz, weil Gespräche, Angebote und Entscheidungen Zeit brauchen. Zwei Stunden pro Woche während des Projekts reichen, damit das nächste vor dem Ende steht.

Wie viele Firmen sollte ich ansprechen?

Zwanzig passende statt zweihundert beliebige. Bei zwanzig kannst du jede kennen, den Anlass finden und die Nachricht so schreiben, dass sie nur für diese eine Firma stimmt. Bei zweihundert schreibst du Muster, und Muster bekommen keine Antwort.

Was ist der Unterschied zwischen Projektakquise und Kundenakquise?

Die Projektakquise ist ein Sonderfall der Kundenakquise: Der Auftrag hat ein Ende, und danach beginnt die Suche von vorn. Das macht die Planbarkeit wichtiger als bei laufenden Kundenbeziehungen. Wer Projekte verkauft, braucht einen Ablauf, der neben dem Projekt herläuft.

Wie steige ich in ein Gespräch ein, ohne nach einem Projekt zu fragen?

Mit einer Frage zum Anlass, nicht mit einem Angebot. "Sie suchen seit Juni jemanden für die Stelle. Wie lösen Sie das in der Zwischenzeit?" eröffnet ein Gespräch über die Lage. Ob daraus ein Projekt wird, entscheidet sich danach, und meistens kommt der Kunde selbst darauf.

Soll ich mein Angebot als Teilprojekt aufteilen?

Ja, fast immer. Ein kleiner erster Schritt mit klarem Ergebnis ist leichter zu entscheiden als ein Sechsmonatsprojekt. Wer nach dem ersten Schritt gute Arbeit gezeigt hat, bekommt den Rest ohne Vergleichsverfahren. Wer alles auf einmal anbietet, landet in der Ausschreibung.