Discovery Call: das erste Gespräch, bevor es um ein Angebot geht

Was ist ein Discovery Call?

Ein Discovery Call ist ein Gespräch, in dem du herausfindest, ob und wie du jemandem helfen kannst, bevor du ein Angebot machst.

Der Begriff kommt aus dem englischsprachigen Vertrieb. Auf Deutsch heißt dasselbe Gespräch Erstgespräch, Klärungsgespräch oder Bedarfsgespräch. Gemeint ist immer der Termin, in dem die Lage der anderen Seite im Mittelpunkt steht.

Ein Discovery Call hat eine klare Aufgabe. Am Ende sollen beide Seiten wissen, ob ein Angebot sinnvoll ist. Dafür braucht es vier Antworten: welches Problem besteht, was es kostet, wie dringend es ist und wer über eine Lösung entscheidet. Fehlt eine davon, schreibst du dein Angebot auf Verdacht.

Wichtig ist, was ein Discovery Call nicht leisten muss. Er muss keinen Auftrag bringen und keine Präsentation ersetzen. Er liefert die Grundlage für das Angebot und für die spätere Präsentation. Wer im Discovery Call schon verkaufen will, erfährt weniger über die Lage der anderen Seite.

Wie sich der Discovery Call von anderen Gesprächen unterscheidet

Der Discovery Call liegt zwischen dem ersten Kontakt und dem Angebotsgespräch und hat ein eigenes Ziel: die Entscheidung, ob ein Angebot Sinn ergibt.

Der Erstkontakt kommt davor. Er ist kurz, am Telefon manchmal nur wenige Minuten, und klärt nur, ob sich ein längeres Gespräch lohnt. Wie so ein Gespräch abläuft, steht im Artikel zum Akquisegespräch.

Der Discovery Call ist das längere Gespräch danach. Hier wird verstanden, gerechnet und geklärt. Es ist der Teil, der in einem langen Verkaufsgespräch als Phase "Verstehen" steht, nur als eigener Termin.

Das Angebotsgespräch kommt danach. Hier geht es um Umfang, Preis und Zeitplan, und hier redest du deutlich mehr als im Discovery Call.

Der Discovery Call liegt also vor dem Angebot. Manche führen alles in einem Termin, und bei kleinen Aufträgen funktioniert das auch. Bei größeren Aufträgen lohnt sich die Trennung, weil das Angebot dann auf Zahlen beruht, die im Discovery Call gefallen sind. Wie die Phasen in einem einzigen langen Gespräch zusammenhängen, steht im Artikel zu den Phasen im Verkaufsgespräch.

Wie lange ein Discovery Call dauert

Für einen Discovery Call planst du 20 bis 45 Minuten ein. Das ist ein Richtwert aus der Praxis, und die genaue Länge hängt davon ab, wie groß und wie verzweigt das Problem ist.

Bei Selbstständigen und kleinen Firmen können 20 bis 30 Minuten reichen. Es gibt eine Person, die entscheidet, und das Problem lässt sich in einem Gespräch beschreiben. In größeren Firmen mit mehreren Beteiligten wird es eher länger, weil mehr Leute betroffen sind und die Entscheidung mehr Schritte hat.

Wichtiger als die genaue Länge ist, dass sie vorher feststeht. "Ich habe uns 30 Minuten eingeplant, passt das bei Ihnen?" am Anfang des Gesprächs sorgt dafür, dass niemand nach 25 Minuten nervös auf die Uhr schaut.

Ein Richtwert für die Aufteilung: Mehr als die Hälfte der Zeit gehört der Lage und den Zahlen. Wenn du nach dem Gespräch merkst, dass du vor allem über dich selbst gesprochen hast, war das Verhältnis umgekehrt.

Wie du dich auf einen Discovery Call vorbereitest

Die Vorbereitung auf einen Discovery Call dauert rund zehn Minuten und passt auf einen Zettel.

Wer sitzt mir gegenüber? Ein Blick auf die Website und das Profil der Person reicht. Du willst wissen, was die Firma macht, wie groß sie ungefähr ist und welche Rolle die Person dort hat.

Warum jetzt? Irgendetwas hat dazu geführt, dass dieser Termin zustande gekommen ist, eine Anfrage, ein Beitrag, eine Empfehlung. Dieser Anlass eignet sich gut als Einstieg ins Gespräch.

Was wäre ein gutes Ergebnis? Für dich und für die andere Seite. Das kann ein zweiter Termin mit Datum sein oder ein klares Nein.

Zwei, drei Fragen, die du auf jeden Fall stellen willst. Nicht mehr. Wer mit zwanzig Fragen ins Gespräch geht, arbeitet eine Liste ab und hört nicht mehr zu.

Mehr als zehn Minuten Recherche brauchst du nicht. Die wichtigen Informationen stehen nicht auf der Website. Sie kommen im Gespräch.

Der Ablauf in fünf Schritten

Ein Discovery Call läuft in fünf Schritten ab: Rahmen setzen, Lage verstehen, Zahlen klären, Entscheidung klären und das Ergebnis festhalten.

Rahmen setzen. Du nennst die Zeit, das Ziel und sagst dazu, dass am Ende beide Seiten Nein sagen dürfen. Das dauert eine Minute und nimmt Druck aus dem Gespräch.

Lage verstehen. Eine offene Frage zur heutigen Situation, danach hörst du zu. Dazu gehört auch die Frage, was schon versucht wurde. Sie zeigt, wie ernst das Problem ist und welche Lösungen du dir sparen kannst.

Zahlen klären. Wie oft kommt das vor, wie viel Aufwand steckt darin, bei wem? Aus diesen Angaben entsteht eine Größenordnung, die die andere Seite selbst bestätigt.

Entscheidung klären. Wie wichtig ist das Thema im Vergleich zu anderen, bis wann soll es gelöst sein, und wer entscheidet mit? Ohne diese Fragen weißt du nicht, ob ein gutes Angebot überhaupt eine Chance hat.

Ergebnis festhalten. Am Ende steht ein nächster Termin mit Datum, ein klares Nein oder ein vereinbarter Zeitpunkt für später.

Schritt zwei und drei brauchen den größten Teil der Zeit. Im letzten Schritt legt ihr gemeinsam fest, wie es weitergeht. Die Schritte zwei bis vier decken die fünf Level der Qualifizierung ab, die im Artikel zu den Phasen im Verkaufsgespräch beschrieben sind, also Schmerzpunkt, Historie, Zahlen, Priorität und Timing.

Die ersten zwei Minuten

In den ersten zwei Minuten nennst du Zeit und Ziel des Gesprächs und stellst dann die erste offene Frage.

Ein Einstieg kann etwa so klingen: "Ich habe uns 30 Minuten eingeplant. Ich würde gern verstehen, wie das bei Ihnen gerade läuft, und am Ende sagen wir beide ehrlich, ob es Sinn ergibt, weiterzureden. Wenn nicht, ist das auch in Ordnung. Passt das so?"

Der letzte Teil ist der wichtigste. Wer am Anfang sagt, dass ein Nein erlaubt ist, bekommt im Gespräch ehrlichere Antworten. Die andere Seite muss nicht befürchten, am Ende zu etwas überredet zu werden, und erzählt deshalb mehr.

Danach kommt direkt die erste Frage, etwa: "Sie hatten geschrieben, dass die Anfragen seit dem Frühjahr weniger geworden sind. Wie sieht das im Moment aus?" Wenn es einen Anlass für das Gespräch gibt, beginnt die Frage bei diesem Anlass.

Welche Fragen in einen Discovery Call gehören

In einen Discovery Call gehören Fragen zur Lage, zur Vorgeschichte, zu den Zahlen, zur Dringlichkeit und zur Entscheidung, und jede davon stellst du einzeln.

Zur Lage. "Wie läuft das bei Ihnen im Moment, wenn eine Anfrage reinkommt?" oder "Woran merken Sie, dass es nicht so läuft, wie Sie es sich vorstellen?"

Zur Vorgeschichte. "Was haben Sie schon versucht?" und "Was hat davon am besten funktioniert?" Die zweite Frage ist die wichtigere, weil sie zeigt, woran man anknüpfen kann.

Zu den Zahlen. "Wie oft kommt das vor, eher im Monat oder in der Woche?" danach "Wie viel Zeit geht dabei drauf?" und getrennt davon "Bei wem landet das?" Wenn die andere Seite es nicht genau weiß, reicht eine Spanne.

Zur Dringlichkeit. "Angenommen, Sie ändern nichts. Wie sieht das in einem Jahr aus?" und "Gibt es einen Zeitpunkt, bis zu dem etwas passieren muss?"

Zur Entscheidung. "Wer ist außer Ihnen noch beteiligt, wenn Sie so etwas angehen?" und "Wie laufen solche Entscheidungen bei Ihnen normalerweise ab?"

Die wichtigste Regel dabei ist, immer nur eine Frage zu stellen und danach still zu sein. Zwei Fragen auf einmal bekommen eine Antwort auf die leichtere. Wie du die Zahlen im Gespräch so erfragst, dass die andere Seite sie selbst ausrechnet, steht im Artikel zur Bedarfsermittlung.

Wie viel du selbst redest

Im Discovery Call redest du deutlich weniger als die andere Seite, und über dein Angebot sprichst du nur, wenn jemand danach fragt.

Das fällt nicht leicht, weil man zeigen will, dass man etwas kann. Aber jede Minute, in der du erklärst, ist eine Minute, in der die andere Seite nichts über die eigene Lage erzählt. Und genau das brauchst du für ein gutes Angebot.

Drei Dinge darfst du sagen, ohne dass das Verhältnis kippt. Erstens eine Zusammenfassung dessen, was du gehört hast, damit die andere Seite korrigieren kann. Zweitens eine kurze Beobachtung, wenn dir etwas auffällt, etwa: "Das, was Sie beschreiben, klingt danach, dass vieles an Ihnen selbst hängt." Drittens eine kurze Antwort, wenn nach dir gefragt wird.

Kommt die Frage "Und wie würden Sie das lösen?", hilft eine Antwort in zwei Sätzen mehr als ein Vortrag. Etwa so: "Wahrscheinlich würde ich beim Ablauf ansetzen, wenn eine Anfrage reinkommt. Genauer kann ich das sagen, wenn ich noch zwei Dinge weiß." Damit bleibst du im Gespräch und bei den Fragen.

Wann du ehrlich absagst

Du sagst ehrlich ab, wenn das Problem zu klein für dein Angebot ist, wenn es nicht zu dem passt, was du kannst, wenn niemand es in absehbarer Zeit angehen will oder wenn die entscheidende Person nicht erreichbar ist.

Das Problem ist zu klein. Wenn am Ende der Rechnung eine Zahl steht, die dein Angebot nicht rechtfertigt, sagst du das. Etwa so: "So wie ich das höre, kostet Sie das im Jahr ein paar Tage. Dafür lohnt sich das, was ich mache, ehrlich gesagt nicht."

Es passt nicht zu dem, was du kannst. Manchmal stellt sich im Gespräch heraus, dass das eigentliche Problem woanders liegt, etwa in der Buchhaltung statt im Vertrieb. Dann ist es fair, das zu sagen und wenn möglich jemanden zu nennen, der besser passt.

Niemand will es jetzt angehen. Wenn auf die Frage nach der Dringlichkeit nur ein Achselzucken kommt und es keinen Zeitpunkt gibt, hat ein Angebot wenig Aussicht. Dann vereinbart ihr einen Zeitpunkt, an dem du dich wieder meldest, statt ein Angebot zu schicken, das liegen bleibt.

Die Person, die entscheidet, ist nicht erreichbar. Wenn die entscheidende Person weder im Gespräch war noch dazukommen soll, fragst du, wie sie eingebunden werden kann. Ist das nicht möglich, ist ein Angebot wahrscheinlich verlorene Arbeit.

Eine ehrliche Absage kostet dich wenig, weil aus einem Angebot ohne passende Lage selten ein Auftrag wird. Dafür spart sie dir das Angebot, die Nachfassrunden und die Wochen des Wartens.

Was am Ende des Discovery Calls steht

Am Ende eines Discovery Calls steht einer von drei Ausgängen: ein nächster Termin mit Datum, ein klares Nein oder ein vereinbarter Zeitpunkt für später.

Ein nächster Termin. Wenn ein Angebot Sinn ergibt, vereinbart ihr den Termin für das Angebotsgespräch noch im Discovery Call, mit Datum und Uhrzeit. "Ich schicke Ihnen dann mal was" ohne Termin lässt offen, wann das Angebot besprochen wird.

Ein klares Nein. Von einer Seite oder von beiden. Auch das ist ein brauchbares Ergebnis, weil danach niemand mehr Zeit in etwas steckt, das nicht passt.

Ein Zeitpunkt für später. Wenn es jetzt nicht passt, aber später passen kann, vereinbart ihr, wann du dich meldest. "Im Januar, wenn das Budget für das nächste Jahr steht" ist ein Zeitpunkt. "Irgendwann mal" ist keiner.

Was kein Ergebnis ist, ist ein "Wir melden uns". Dieser Satz lässt offen, wer wann was tut. Wenn er fällt, hilft eine Rückfrage: "Gern. Wann wäre ein guter Zeitpunkt, dass ich nachhake, falls ich bis dahin nichts höre?"

Was nach dem Discovery Call passiert

Nach dem Discovery Call schreibst du innerhalb weniger Minuten auf, was gesagt wurde, und schickst am selben Tag eine kurze Zusammenfassung an die andere Seite.

Die eigene Notiz enthält die Zahlen wörtlich, mit der Person, die sie genannt hat, und die Sätze, mit denen die andere Seite ihr Problem beschrieben hat. Diese Sätze gehören später unverändert ins Angebot. Dazu kommt, was du zugesagt hast und was der nächste Schritt ist.

Die Zusammenfassung an die andere Seite ist kurz. Drei bis fünf Sätze reichen: was du verstanden hast, welche Zahl gefallen ist und was als Nächstes passiert. Sie hat zwei Zwecke. Die andere Seite kann korrigieren, falls du etwas falsch verstanden hast, und die Zusammenfassung lässt sich intern weiterleiten, etwa an eine Person, die beim Gespräch nicht dabei war.

Das Angebot kommt erst, wenn der nächste Termin steht, und am besten wird es in diesem Termin gemeinsam besprochen. Wenn ihr das Angebot zusammen durchgeht, kommen die Fragen im Gespräch. Bei einem verschickten Angebot erfährst du sie vielleicht gar nicht. Wie du dranbleibst, wenn trotzdem keine Antwort kommt, steht im Artikel zum Angebot nachfassen.

Der Discovery Call per Video

Ein Discovery Call per Video funktioniert gut, wenn du zwei Dinge beachtest: kein geteilter Bildschirm am Anfang und mehr Geduld bei Pausen.

Sobald du deinen Bildschirm teilst und Folien zeigst, wird aus dem Gespräch eine Präsentation. Die andere Seite schaut auf die Folien statt in die Kamera, und dein Redeanteil steigt, ohne dass du es merkst. Im Discovery Call gibt es deshalb erst einmal nichts zu zeigen.

Pausen fühlen sich im Video länger an als am Tisch, und ein kurzes Stocken der Leitung sieht aus wie Zögern. Dann liegt es nahe, schnell eine zweite Frage nachzuschieben, und damit schneidest du die Antwort ab, die gerade kommen wollte. Ein Satz wie "Lassen Sie sich ruhig Zeit" hilft beiden Seiten.

Dafür hat das Video einen Vorteil. Du kannst mitschreiben, ohne dass es unhöflich ankommt, und du siehst, wenn die andere Seite etwas zeigen will. Teilt dein Gegenüber von sich aus den eigenen Bildschirm, um dir die eigenen Abläufe zu zeigen, ist das ein gutes Zeichen. Welche weiteren Signale im Video etwas aussagen, steht im Artikel zu den Kaufsignalen.

Vier Fehler, die im Discovery Call nahe liegen

Im Discovery Call liegen vier Fehler nahe, und alle vier kosten dich Angaben, die du für ein gutes Angebot brauchst.

Mit der eigenen Vorstellung anfangen. Fünf Minuten über die eigene Firma am Anfang nehmen dem Gespräch die Zeit, die für die Lage gebraucht wird. Wer etwas über dich wissen will, fragt.

Beim ersten Problem zur Lösung springen. Das erste Problem, das genannt wird, ist selten das wichtigste. Wer sofort erklärt, wie sich das lösen ließe, erfährt nicht mehr, was dahinterliegt.

Die Entscheidungsfragen weglassen. Wer nicht fragt, wie dringend das Thema ist und wer entscheidet, schreibt ein Angebot für eine Lage, die man nur zur Hälfte kennt.

Ohne nächsten Schritt auseinandergehen. "Ich schicke Ihnen was" ist kein Ergebnis. Ein Termin mit Datum ist eins, ein Nein auch.

Für alle vier gilt dasselbe Gegenmittel: Fragen stellen, zuhören und das Angebot erst dann machen, wenn es eine Grundlage dafür gibt. Wie sich die verschiedenen Anlässe für Kundengespräche unterscheiden, steht im Artikel zum Kundengespräch.

Fazit

Der Discovery Call ist das Gespräch, in dem geklärt wird, ob ein Angebot für beide Seiten Sinn ergibt. Er gehört vor jedes größere Angebot und lebt davon, dass die andere Seite mehr redet als du. Ein gutes Ergebnis kann ein nächster Termin sein, ein vereinbarter Zeitpunkt oder eine ehrliche Absage. Nur ein "Wir melden uns" ist kein Ergebnis.

Häufige Fragen

Was ist ein Discovery Call?

Ein Discovery Call ist das Klärungsgespräch vor einem Angebot. Darin wird herausgefunden, welches Problem die andere Seite hat, was es kostet, wie dringend es ist und wer entscheidet. Am Ende wissen beide Seiten, ob ein Angebot sinnvoll ist.

Wie lange dauert ein Discovery Call?

Für einen Discovery Call planst du 20 bis 45 Minuten ein. Das ist ein Richtwert aus der Praxis. Bei Selbstständigen und kleinen Firmen können 20 bis 30 Minuten reichen, bei größeren Firmen mit mehreren Beteiligten wird es eher länger. Wichtiger als die genaue Länge ist, dass sie am Anfang des Gesprächs vereinbart wird.

Was ist der Unterschied zwischen Discovery Call und Erstgespräch?

Gemeint ist dasselbe. Discovery Call ist der englische Begriff, Erstgespräch, Klärungsgespräch und Bedarfsgespräch sind die deutschen. Wichtig ist die Abgrenzung zum kurzen ersten Kontakt davor und zum Angebotsgespräch danach.

Welche Fragen stelle ich in einem Discovery Call?

Fragen zur Lage, zur Vorgeschichte, zu den Zahlen, zur Dringlichkeit und zur Entscheidung. Zum Beispiel: "Wie läuft das im Moment?", "Was haben Sie schon versucht?", "Wie oft kommt das vor?", "Wie sieht das in einem Jahr aus, wenn sich nichts ändert?" und "Wer ist noch beteiligt?" Stell immer nur eine Frage auf einmal.

Stelle ich im Discovery Call mein Angebot vor?

Nur, wenn danach gefragt wird, und dann kurz. Der Discovery Call dient dazu, die Lage der anderen Seite zu verstehen. Das Angebot kommt im nächsten Termin, wenn klar ist, dass es Sinn ergibt.

Wann sollte ich nach einem Discovery Call absagen?

Wenn das Problem zu klein für dein Angebot ist, wenn es nicht zu dem passt, was du kannst, wenn niemand es in absehbarer Zeit angehen will oder wenn die entscheidende Person nicht erreichbar ist. Eine offene Absage spart beiden Seiten das Angebot und die Nachfassrunden.

Was kommt nach dem Discovery Call?

Eine eigene Notiz mit den Zahlen und Sätzen aus dem Gespräch, eine kurze Zusammenfassung an die andere Seite am selben Tag und, wenn es passt, der Termin für das Angebotsgespräch. Das Angebot wird am besten in diesem Termin gemeinsam besprochen und nicht nur verschickt.

Kann ich einen Discovery Call per Video führen?

Ja. Teile am Anfang keinen Bildschirm, weil aus dem Gespräch sonst eine Präsentation wird, und gib bei Pausen mehr Zeit als am Tisch. Mitschreiben fällt im Video kaum auf, das ist ein Vorteil.